Benutzerregeln für die geschäftliche Nutzung von Intranet, E-Mail, Telefon und Internet

Gegenstand und Geltungsbereich
Das Dorf-Netzwerk besteht aus einem modernen Netzwerk. In diesem Netzwerk sind alle Computer, Netzwerkgeräte und Telefone eingebunden. Das Netzwerk stellt den Zugang zur Telefonanlage, Intranet (interne Daten), Netzwerkgeräten und zum Internet bereit.
Es wird zwischen geschäftlichen und privaten Netzwerkanschlüssen getrennt. Private Netzwerkanschlüsse für Telefon und Internet sind im privaten Wohnraum der im Kinderdorf wohnenden Mitarbeiter vorhanden. Alle nicht im privaten Raum liegende Netzwerkanschlüsse sind geschäftliche Anschlüsse. Die privaten Netzwerkanschlüsse sind von diesen Benutzerregeln nicht betroffen. 

Zielsetzung
Ziel dieser Benutzerregeln ist es, die Regeln und Informationen bei der Benutzung der geschäftlichen Computer und Telefone transparent zu machen. Diese sind zu beachten, um einen möglichst reibungslosen Ablauf und die Sicherheit des Dorf-Netzwerkes zu gewährleisten.

1.  Benutzerregeln 

1.1.   Software
Installation von zusätzlicher Software (Programmen) ist nur nach Absprache zulässig. Vor der Installation neuer Software muss die Sicherheit sowie das Lizenzrecht der Software durch den/die IT-Beauftragte/n [1] geprüft werden. ^1.1

1.2.   Hardware
Der Einbau sowie Anschluss von zusätzlicher Hardware an den Computer oder das Telefon ist nur nach Absprache mit dem IT-Beauftragten zulässig. ^1.2

1.3.   Netzwerkanschluss
Der Anschluss von Netzwerkgeräten (Telefon, Computer, PDA, Drucker etc.) an eine Netzwerkdose oder am W-LAN ist nur durch den IT-Beauftragten zulässig.

1.4.   Sicherheit
Durch Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) haben Sie Zugriff auf bestimmte, gesicherte Ordner im Netzwerk, auf das Intranet, auf Ihr E-Mail Account sowie auf das Internet. Die Weitergabe Ihre Zugangsdaten ist nicht gestattet. Beim Verlassen Ihres Arbeitsplatzes ist Ihr Computer zu sperren oder Ihr Zugang abzumelden. Dadurch werden unberechtigte Zugriffe auf sensible Daten oder das Internet unterbunden.
Die Benutzung von geschäftlichen Computern oder den Zugangsdaten der Mitarbeiter ist für Betreute, Azubis und Schüler nicht gestattet. Bei Bedarf stehen dafür separate Computer und Zugangsdaten zur Verfügung. ^1.4

1.5. Internet
Wir erwarten von jedem Mitarbeiter einen verantwortungsvollen Umgang mit dem Internet im Rahmen der ethischen und moralischen Grundsätze des Pestalozzi Kinder- und Jugenddorfes als eine soziale und pädagogische Einrichtung. Besonders bei der Benutzung und der Einhaltung von geltenden Rechten im Umgang des Inter- und Intranet sind alle Mitarbeiter in einer wichtigen Vorbildfunktion.
Grundsätzlich sind die gesetzlichen Regelungen einzuhalten, die eine illegale Nutzung von urheberrechtlich geschützten Inhalten sowie die Vorbereitung und Ausführung von strafbaren Handlungen verbieten. 

Aus Gründen der Sicherheit und um eine Überlastung des Internetanschlusses zu vermeiden, sind folgende Internetdienste nicht gestattet:

·         Internet-Telefonie oder Chat (z.B. Skype)

·         Internet-Streaming-Dienste wie Webradio, WebTV (z.B. Zattoo) und Video (z.B. Maxdome)

·         P2P-Tauschbörsen (z.B. eMule).

Der Aufruf von kostenpflichtigen Internet-Angeboten ist nur nach Absprache mit dem direkten Vorgesetzen zulässig. 

1.6.   Betriebsstörungen
Melden Sie Störungen an Ihrem Gerät oder dem Dorf-Netzwerk sofort, damit diese möglichst schnell behoben werden können.

1.7.   Private Nutzung
Die zeitlich eindeutig unerhebliche private Nutzung des Internets auf geschäftlichen Computern ist gestattet, insofern sie im Weiteren durch eine Betriebsvereinbarung geregelt wird.
Die private Nutzung des Telefons ist zulässig und muss ebenfalls durch eine Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Eine private Nutzung von geschäftlichen E-Mail Adressen und des Intranets (Netzlaufwerke, Netzwerkordner) ist nicht gestattet. 

1.8.   Vertretungsregelung
Jeder Mitarbeiter sollte bei geregelter Abwesenheit selbständig für eine Vertretung sorgen. Nach dem ungeregelten Ausscheiden oder bei ungeregelter Abwesenheit des Mitarbeiters steht dem von der Geschäftsleitung beauftragtem Mitarbeiter im Beisein des IT-Beauftragten der Zugriff auf die E-Mails des Mitarbeiters in dem Umfang zu, den der ordnungsgemäße Geschäftsgang oder der betrieblichen Ablauf erfordert. Der Zugriff ist zu begründen und zu protokollieren und dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten anzuzeigen.

2.  Abrechnung der Telefon-Nutzung

 2.1.   Telefon
Die Verbindungsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Abrechnung für 3 Monate gespeichert. Aus diesen Verbindungsdaten wird für jeden Anschluss (Nummer) monatlich eine Abrechnung erstellt. Die letzten drei Stellen der Verbindungsnummer werden dabei unkenntlich gemacht.

3.  Technische Maßnahmen zur Absicherung des Dorf-Netzwerks

3.1.   Internet-Filterung
Der Zugriff auf Internet-Seiten wird durch einen automatischen Filter überprüft. Gefährliche oder schädliche Internet-Seiten werden durch den Filter geblockt. 

3.2.   E-Mail-Filterung
E-Mails werden vor Zustellung an den Benutzer durch einen automatischen Filter überprüft. Gefährliche oder schädliche E-Mails werden durch den Filter geblockt. 

3.3.   Protokollierung
Alle Zugriffe auf das Internet und das Intranet werden protokolliert. In dieser Protokolldatei werden Benutzer und Computer-IP, Zieladresse oder Dateiname sowie Uhrzeit geschrieben und für 3 Monate gespeichert. Inhalte werden nicht protokolliert.

3.4.   Zugriffsschutz
Zugriffe auf das Internet und das Intranet werden durch eine Benutzerberechtigung (verbunden mit Benutzername und Kennwort) geregelt.

4. Überwachung und Auswertung 

4.1.   Die Geschäftsführung des Pestalozzi Kinderdorfs überwacht durch den IT-Beauftragten die Einhaltung der Benutzerregeln und kann im Falle einer Störung die Protokolldaten auswerten. In diese Protokolldaten werden automatisch Benutzer und Computer-IP, Zieladresse oder Dateiname sowie Datum und Uhrzeit geschrieben.

4.2.   Soweit personenbezogene oder -beziehbare Daten aufgezeichnet werden, dürfen diese ausschließlich für die Abrechnung oder Beseitigung von Störungen verwendet werden.
Daten über das Benutzerverhalten dürfen ausschließlich zur Gewährleistung der Systemsicherheit, zur Optimierung und Steuerung des Systems, zur Fehleranalyse und -korrektur sowie zur kostenstellenbezogenen Abrechnung der Systemkosten verwendet werden.
Die Zugriffe auf diese Funktionen bleiben auf den IT-Beauftragten oder dessen Vertretung begrenzt; diese Personen sind gem. § 5 BDSG und § 88 TKG verpflichtet.
Protokolldaten, die den Verdacht bezüglich eines Verstoßes gegen die vorliegende Anweisung begründen, werden vom IT-Beauftragten mit dem betroffenen Mitarbeiter besprochen. Die Geschäftsleitung und/oder der Datenschutzbeauftragte kann über solche Vorfälle informiert werden.